Si vous voulez faire quelque chose d’officiel, une déclaration écrite est la meilleure façon de procéder. Lorsque vous faites une déclaration verbale, il y a toujours la possibilité que quelqu’un change ou modifie votre message ou interprète mal le sens de vos mots. Mettre la déclaration sur papier (ou dans un forum en ligne) aide à éliminer la confusion. Il vous permet également d’établir votre position sur une question ou de faire de la publicité auprès d’une autre partie. Par exemple, les célébrités et les politiciens soumettent des déclarations écrites sur divers sujets afin de clarifier les questions avec le public.
Identifiez-vous au début de la déclaration écrite. Indiquez votre nom, votre poste et l’entreprise que vous représentez (s’il y a lieu).
Expliquez brièvement la raison pour laquelle vous avez rédigé cette déclaration. Par exemple, si vous créez une déclaration écrite au sujet d’un événement dont vous avez été témoin, indiquez la date, l’heure et la nature de l’événement.
Fournissez votre compte rendu de la situation pour constituer la partie principale de votre déclaration écrite. Exposez votre position sur la question d’une manière claire et concise. Par exemple, si l’énoncé concerne une question récente dans les nouvelles, énoncez vos pensées ou vos connaissances de première main de ce qui s’est passé. Si vous annoncez vos propres nouvelles, énumérez autant de détails pertinents que possible pour donner du crédit à votre rapport ou à votre annonce. Tenez-vous en aux faits, n’écrivez pas de ouï-dire ou d’hypothèses.
Expliquez ce que vous prévoyez faire en réponse à la situation (s’il y a lieu). Informez le lecteur de la façon dont il peut vous joindre pour des questions supplémentaires, s’il y a lieu.
Inscrivez votre nom au complet au bas de la déclaration écrite. Signez votre nom (en présence d’un notaire public si vous devez soumettre une déclaration sous serment). Fournissez également vos coordonnées.
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