Comment faire référence aux pièces jointes d’une lettre d’accompagnement

Les pièces jointes sont les documents que vous envoyez à un destinataire avec votre lettre d’accompagnement. Souvent, les pages supplémentaires peuvent se perdre pendant le transport, surtout si vous télécopiez l’information à quelqu’un. Il est important d’aviser le destinataire, sur la page couverture, qu’il y a des pages supplémentaires qui rendent cette communication complète. S’il manque des pages, elle peut alors communiquer avec vous pour vous les demander avant de prendre une décision concernant votre demande. Il est très simple de faire référence à des pièces jointes sur une lettre d’accompagnement.

Finissez d’écrire votre lettre. Après avoir terminé avec, par exemple, « Meilleures salutations » ou « Sincèrement vôtre » et ensuite votre nom, appuyez deux fois sur « Entrée » (en plaçant le curseur deux lignes sous votre nom).

Tapez « Enveloppe » ou « Enveloppe ». Tapez entre parenthèses le nombre de pages supplémentaires qui sont jointes, à l’exception de la lettre d’accompagnement. Par exemple, si vous avez cinq factures que vous voulez que la personne regarde en plus de votre lettre, tapez « Pièces jointes (5) » (sans les guillemets).

Énumérez le nom ou le titre de chaque pièce jointe si vous en avez plusieurs (plus de cinq) qui sont très importants. Ceci est facultatif et ne devrait être fait que si vous estimez qu’il s’agit d’un besoin urgent ou que cela ajoutera une valeur significative à la lettre. Par exemple, si la lettre d’accompagnement est une communication concernant une recherche que vous venez de terminer et que les pièces jointes sont des références d’article, vous voudrez peut-être énumérer le titre de chaque pièce jointe.

Ajouter les titres sous « Pièces jointes : » en cas de phrase (seule la première lettre du titre doit être en majuscule) sous la forme d’une liste numérotée. Voir « Ne laissez pas les pièces jointes échapper à votre lettre d’affaires » sous la rubrique « Ressources » ci-dessous pour un exemple. Assurez-vous d’ajouter un deux-points après « Enclosures » dans ce cas.