Le respect des directives de formatage lors de la préparation des lettres aux autres donne à votre écriture une apparence plus organisée. Le format standard que vous devriez suivre dépend du type de lettre que vous envoyez. Les deux types de lettres les plus courants sont la lettre d’affaires, le plus souvent écrite en bloc, et la lettre moins formelle et amicale.
Réglez vos marges à un pouce tout autour. Les utilisateurs de Microsoft Word 2007 peuvent y parvenir en cliquant sur Page Layout–> ; Margins–> ; Margins–> ; Normal.
Sélectionnez une police professionnelle telle que Times New Roman ou Courier New.
Appuyez sur Ctrl+L pour aligner votre texte à gauche et tapez votre adresse de retour en haut de la page. Cette adresse de retour doit comporter deux lignes en utilisant le format suivant :
Adresse municipale ou boîte postale
Ville, État Code postal
Appuyez deux fois sur Entrée pour doubler l’espace lorsque vous avez fini de taper votre code postal.
Saisissez la date actuelle en utilisant le format « Mois JJ, AAAA ». Il devrait maintenant y avoir un double saut de ligne entre votre adresse de retour et la date. Appuyez deux fois sur Entrée après avoir tapé l’année.
Tapez le nom complet, le titre, le nom et l’adresse de votre destinataire en utilisant le format suivant :
M., Mme, Mme, Mme, le nom du bénéficiaire complet du Dr.
Titre du bénéficiaire
Nom de l’entreprise
Adresse municipale ou boîte postale
Ville, État Code postal
Appuyez deux fois sur Entrée après avoir tapé le code postal de votre destinataire.
Tapez votre salutation en utilisant le format « Chère Madame, Madame, Madame, Monsieur (nom de famille du destinataire) : ». Notez de terminer votre salutation par un côlon plutôt que par une virgule. Appuyez deux fois sur Entrée après avoir tapé le nom de famille du destinataire.
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