Réclamez-vous des conseils sur les notes de frais de voyage ?

La plupart des entreprises et des organisations autorisent l’inclusion de conseils dans les notes de frais de voyage, et vous devriez les réclamer en utilisant les lignes directrices de l’entreprise. Pour les voyages d’affaires, il faut souvent faire appel aux services de préposés aux chambres d’hôtel, de serveurs, de chauffeurs de taxi, de bagagistes et autres. L’étiquette commerciale standard consiste à donner un pourboire raisonnable à la plupart des travailleurs des services, les pourboires étant ensuite remboursés par votre entreprise ou organisation.

Politiques de l’entreprise

Les personnes qui voyagent en mission officielle pour le compte d’une entreprise ou d’une organisation devraient vérifier attentivement les directives relatives aux frais de déplacement avant de partir en voyage. Certaines organisations peuvent préciser combien d’argent peut être dépensé pour les pourboires et dans quel but. Par exemple, l’Université de Géorgie permet aux employés de donner des pourboires aux travailleurs des services liés aux repas, au transport et aux hôtels, à une exception près. L’université remboursera les employés pour le pourboire des serveurs, des chauffeurs de taxi et des bagagistes, mais ne remboursera pas les pourboires versés à une femme de ménage de l’hôtel. La Fairleigh Dickinson University n’autorise les pourboires de service en chambre que si le représentant de l’université est en mesure de documenter les frais nécessaires pour divertir les invités d’affaires, par exemple dans une salle de réunion.

Lignes directrices spécifiques

Il existe des normes généralement acceptées sur la quantité de pourboires à donner, mais les organisations peuvent avoir leurs propres politiques spécifiques. Les employés qui donnent des pourboires qui dépassent les lignes directrices de l’entreprise peuvent voir leurs notes de frais rejetées ou on peut leur demander de justifier le pourboire supplémentaire. Une note d’explication doit être incluse par l’employé lorsque le rapport de dépenses est soumis si le pourboire est anormalement élevé ou s’il dépasse les lignes directrices publiées.

Documenter les conseils

Les pourboires documentés sur les reçus sont idéaux pour les rapports de dépenses. Par exemple, un bordereau de facturation signé d’un restaurant ou d’un chauffeur de taxi peut afficher le montant qui vous a été facturé pour le service et le pourboire. Cependant, d’autres conseils ne peuvent pas être documentés. Les organisations s’attendent à ce que les employés signalent honnêtement les pourboires en espèces donnés aux bagagistes, aux voituriers, aux préposés au stationnement et à d’autres personnes.

Quand donner un conseil

En général, vous devriez toujours donner un pourboire lorsque le pourboire est admissible à un remboursement. MSNBC recommande de donner un pourboire même si le service est mauvais. Dans de telles situations, vous devriez donner moins de pourboires que le montant standard autorisé par votre organisation, puis parler à un gestionnaire au sujet de la qualification du service, selon MSNBC.

Lignes directrices pour le basculement standard

Consultez les lignes directrices de votre entreprise pour connaître les règlements spécifiques sur la quantité de pourboires à donner. MSNBC indique que vous devriez généralement donner un pourboire de 15 % du total dans un restaurant, 60 pence ou 1,30 € pour chaque sac manipulé par un bagagiste et 10 % du tarif pour un chauffeur de taxi.